Jak przygotować dobrą ofertę?

Dobrze wyglądająca oferta jest głównym magnesem, który pozwoli zyskać klienta, dlatego też podczas jej tworzenia należy dbać o szczegóły. Jeszcze przed przygotowaniem oferty pośrednik musi upewnić się, że posiada wszystkie niezbędne informacje od klienta. Konieczne jest stworzenie oferty na podstawie specyfikacji klienta, która musi zawierać:

Dla ilu osób jest przygotowana oferta.
Daty wylotów i lotów powrotnych.
Lotnisko docelowe i powrotne.
Jakiekolwiek inne specjalne żądania (bagaż, specjalna dieta, upgarde do wyższej klasy) itp.

Już na samym początku można na podstawie zapytania klienta poznać jego doświadczenia podróżnicze, częstotliwość lotów, jak i również ogólny pogląd klienta na temat biletów lotniczych. Informacje te możemy również wykorzystać przy tworzeniu oferty – musi być ona dostosowana do każdego klienta indywidualnie.

Jak ma wyglądać dobra oferta i dlaczego warto przygotować różne alternatywy?
W przypadku jeśli klient jest otwarty na różne propozycje, może podróżować w różnych terminach, staramy się znaleźć dla niego kilka alternatyw. Każda oferta powiązana z zapytaniem klienta powinna zawsze zawierać więcej niż jedną alternatywę, opartą na:

Cenie.
Długości lotów i przesiadek.
Daty lotu/powrotu.
Linii lotniczej.
I innych (warunki dotyczące biletu, bagażu, siedzenia, usług dodatkowych itp.)

Klientowi wysyłamy ofertę z opcją bagażu rejestrowanego oraz bez niego (o ile nie było to wcześniej określone ze strony klienta).

Pierwsza oferta dla klienta jest dopasowywana dokładnie do jego preferencji i zadania, a w przypadku braku dostępności połączenia proponujemy klientowi trzy alternatywy:

Oferta, która jest cenowo najlepsza, ale kosztem jest jej komfort (podróż zawiera więcej przesiadek, jest dłuższa, warunki biletów nie są tak korzystne itp.).
Oferta, która jest cenowo droższa, ale za to jest komfortowa od względem np. długości lotów, przesiadek itp.
Oferta, która jest odbiega od zadania, ale oferuje klientowi korzyści (inne lotnisko wylotowe z lepszą dostępnością lotów, termin wylotu/powrotu itp.).

Zazwyczaj sortujemy oferty od najkorzystniejszych - np. od najtańszego do najdroższego, aby zrobić wrażenie na kliencie. Wyjątkiem może być klient, który preferuje wygodę i jakość usług, wtedy cena biletu może go nie interesować i możemy przedstawić ofertę w inny sposób.

Istnieje kilka podstawowych punktów, które musi zawierać dobra:

Zwracanie się z imienia i nazwiska (jeśli można je znaleźć w treści wiadomości) -do każdego klienta podchodzimy indywidualnie i interesujemy się jego wymaganiami i preferencjami.
Podziękowanie za korzystanie z usług pośrednika - klientowi jesteśmy wdzięczni, że wybrał nas i nam zaufał.
Co ma klient zrobić - jakie informacje ma klient przekazać w przypadku jeśli chce skorzystać z przedstawionej oferty.
Możliwość dokupienia usług dodatkowych - ubezpieczenie, transfer lotniskowy, parking, zakwaterowanie itp.
Informacja o cenie - klient musi zostać poinformowany o tym, że ceny nie są gwarantowane, jako pośrednik możemy je gwarantować aż po stworzeniu niezobowiązującego zamówienia dla konkretnych pasażerów, czy też po zakupie biletów w zależności od dostępnpści na stronie linii lotniczej.

Najczęstsze błędy podczas tworzenia oferty
Głównym błędem podczas tworzenia oferty jest to, że nie jest ona adekwatna do zapytania klienta (długość lotów, bezpośrednie loty, cena itp.).

Trzeba też wziąć pod uwagę punkt widzenia „value for money” – niektóre połączenia mogą być niekorzystne pod względem długości i liczby przesiadek w porównaniu do innych przewoźników (jeśli oferujemy bezpośredni lot z Wiednia do Nowego Jorku za 500 EUR, to nie ma sensu wysyłać klientowi oferty, gdzie jest to trzygodzinny transfer, a cena biletu na tej samej trasie w podobnym czasie i usługach to 800 euro).

Jeśli oferujemy więcej alternatyw konieczne jest zaznaczenie jaka jest różnica między nimi, jakie ma plusy lub minusy. Gdyby poprzednia sytuacja była odwrotna – tzn. lot z przesiadką był tańszy niż lot bezpośredni, jest to odpowiednia alternatywa i oferta może ją uwzględnić (dobry stosunek jakości do ceny).

Niektóre połączenia lotnicze obejmują również transfery w ramach innego lotniska w tym samym mieście. Jeżeli oferta nie jest znacząco opłacalna w porównaniu z innymi alternatywami, nie należy jej oferować bez powiadomienia klienta o takiej formie przesiadki. Przesiadka między lotniskami wymaga dodatkowych środków i dużo czasu na odebranie bagażu i ponowną odprawę, nie mówiąc już o wygodzie.

Jak ma wyglądać komunikacja z klientem?
Na podstawie zapytania klienta i jej treści możemy czasami ocenić, jaki sposób komunikacji mu odpowiada. Niektórzy klienci preferują bardziej osobisty, poufny styl komunikacji, który możemy wykorzystać i zwiększyć swoje szanse sprzedaży.

Jeśli wysłaliśmy naszą ofertę klientowi i do 24 godzin nie otrzymaliśmy od niego odpowiedzi, wskazane jest skontaktowanie się z nim telefonicznie w celu dowiedzenia się , czy mu oferta odpowiada, czy chciałby zmienić jakieś parametry itp.

W przypadku jeśli klient decyduje się między ofertami, często polega na doświadczeniu sprzedawcy - agenta. Na jego decyzję może wpłynąć polecenie linii lotniczej, kierunku podróży, własnego doświadczenia z lotniska, takie dodatkowe informacje mogą ułatwić mu wybór.